Vérification du programme de gestion des incendies

Rapport final
Octobre 2008

Préparé par
le Bureau de la vérification interne et de l’évaluation
de Parcs Canada

Table des matières

Résumé

1.0 Vue d’ensemble

Contexte
Objectifs et portée
Méthodologie
Énoncé d’assurance
Conclusion

2.0 Observations et recommandations

2.1 Cadre de contrôle de gestion
2.2 Existance de contrôles fonctionnels

Rapport approuvé par le directeur général de l'Agence Parcs Canada le 11 juin 2009

Résumé

La vérification du programme de la gestion des incendies, notée dans la présentation au Conseil du Trésor, avait été inscrite au plan triennal du Bureau de vérification interne et de l’évaluation pour l’exercice financière 2008-2009 et a été menée par une équipe du bureau de la vérification interne et de l’évaluation de Parcs Canada. La dernière vérification interne du programme a eu lieu en 2002.

En vertu de la Loi sur les Parcs Nationaux, l’Agence Parcs Canada (APC) est tenue de fournir des services de lutte contre les feux échappés et les incendies de bâtiments dans les parcs nationaux Le réseau des parcs nationaux est composé de 42 parcs dont la superficie totale est d’environ 268 000 kilomètres carrés en choisissant l’intervention la mieux adaptée pour assurer la sécurité du public et la protection des infrastructures tout en minimisant les coûts en se chargeant de la gouvernance, de l’intervention opérationnelle, de la surveillance et de la reddition des comptes. L’Agence est le plus important gestionnaire fédéral de terres responsable de la gestion des feux de végétation. En raison des changements climatiques, l’impact des feux échappés a augmenté depuis les dix dernières années. En fait, ils sont plus fréquents et plus destructeurs.

L’Agence Parcs Canada s’est dotée, en 2005, d’une stratégie de gestion du feu visant à prévenir les incendies ainsi que de programmes d’utilisation du feu pour atteindre des objectifs spécifiques de conservation des écosystèmes. La nouvelle stratégie a également servi pour la révision de la directive de gestion 2.4.4 gestion du feu, complétée en mars 2005. L’orientation du programme visait à fournir des mesures efficaces de contrôle des incendies et adopter une approche planifiée en matière d’utilisation du feu grâce à la mise en œuvre d’un programme de mise en commun des ressources.

Il incombe aux directeurs des unités de gestion de s’assurer que leurs plans de gestion du feu sont élaborés à partir d’objectifs écologiques/culturels approuvés et tiennent compte du risque d’incendie reconnu au plan directeur de l’unité.

L’APC alloue à chaque année dans son budget un montant pour les coûts liés à la pré suppression des feux de forêts. Cette somme doit servir uniquement aux activités du programme de gestion des incendies. Au besoin, une demande de fonds supplémentaires est faite au Conseil du trésor afin de combler l’écart entre le montant alloué au programme et les besoins réels. Au cours des 25 dernières saisons de feux de forêts, l’Agence a reçu des fonds supplémentaires à vingt-deux reprises.

Les objectifs de la présente vérification étaient de s’assurer que l’on exerce une diligence raisonnable dans les principaux processus administratifs du programme de gestion des incendies et que les processus et contrôles en place sont adéquats et conformes aux politiques et pratiques du Secrétariat du conseil du Trésor (SCT) et de l’Agence Parcs Canada.

Cet exercice englobait l’examen du cadre de contrôle de la gestion ainsi que les principaux secteurs financiers du programme de gestion des incendies. La vérification des dépenses visait la période s’échelonnant entre le 1er avril 2007 et le 30 mars 2008.

La méthode de vérification comprenait l’examen des documents justificatifs pertinents, des entrevues avec le personnel impliqué dans le programme de la gestion des incendies au Bureau national et dans les sites visités ainsi qu’un échantillonnage de transactions dans les principaux secteurs financiers. Les visites dans les différents parcs nationaux du Canada ont eu lieu selon le calendrier suivant :

Du 9 au 13 juin 2008 - Banff
Du 16 au 20 juin 2008 - Lac Louise/Yoho/Kootenay
Du 23 au 27 juin 2008 - Jasper
Du 4 au 8 août 2008 - Prince Albert
Du 8 au 10 septembre 2008 - Wood Buffalo
Du 22 au 24 septembre 2008 - Lacs Waterton
Du 30 septembre au 2 octobre 2008 - la Mauricie

À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve assemblés sont suffisants pour appuyer les Conclusions formulées dans le présent rapport.

Dans l’ensemble, les dépenses encourues étaient liées à la gestion du feu. La vérification a montré que les unités de gestion gèrent leurs dépenses de façon appropriée seulement quelques exceptions ont été notées. Cependant le cadre de contrôle doit être renforcé en augmentant et en améliorant les activités de surveillance. Des mesures doivent être développées afin de réduire les risques de non-conformité aux politiques du SCT et de l’APC. L’établissement et la mise en œuvre de procédures doivent renforcer la diligence raisonnable dans le secteur financier et permettre d’accroître l’assurance que les fonds dédiés aux incendies ont été reçus par les unités de gestion et qu’ils ne servent qu’aux fins du programme de la gestion des incendies.

Recommandations

Le Directeur général, Direction des parcs nationaux :

1)
Doit s’assurer d’officialiser les documents tels que le plan triennal, les procédures opérationnelles et financières afin d’assurer une uniformité dans les pratiques ainsi que dans les présentations financières.

2)
Doit s’assurer que la documentation transmise aux employés est disponible dans les deux langues officielles, lorsque applicable, afin de se conformer à la loi sur les langues officielles.

3)
Doit s’assurer qu’une description de tâches spécifiques et récurrentes est élaborée pour le responsable du programme dans les unités de gestion afin de faciliter l’intégration des nouveaux employés en assurant la continuité des activités et en préservant la mémoire corporative.

4)
Doit s’assurer que les rôles et responsabilités sont définis et diffusés et que la Directive 2.4.4, gestion du feu reflète les changements apportés à la structure hiérarchique de la Direction des parcs nationaux.

5)
Doit s’assurer que des mesures appropriées sont en place pour protéger les données associées à la gestion du programme afin d’éviter les pertes d’informations et conserver l’historique des évènements.

6)
Doit s’assurer que des mesures sont prises pour maintenir les fiches de formation des employés à jour et accessibles via le SIFPC afin de confirmer le niveau de compétences des employés déployés lors d’un feu.

7)
Doit voir à l’élaboration et à l’implantation d’un système national de contrôle des inventaires afin de maintenir les équipements à un niveau acceptable et diminuer les coûts d’achat.

8)
Doit s’assurer qu’un plan de remplacement des équipements est élaboré afin de maintenir un standard de qualité et éviter des coûts excessifs pour une période donnée.

9)
Doit définir les besoins en matières d’informations financières en collaboration avec les différents intervenants dans le but de développer, avec l’équipe de Star, une formation appropriée ou une modification du système permettant l’élimination des systèmes parallèles.

10)
Doit s’assurer que les pratiques financières s’arriment avec les directives financières.

11)
Doit s’assurer que le plan triennal est exempt d’erreurs et aligné avec les documents financiers du Bureau National (ex : le « Q ») avant sa présentation.

12)
Doit s’assurer que les budgets de base assignés aux unités de gestion correspondent au total des activités prévues et approuvées au plan triennal.

13)
Doit s’assurer que les montants reçus provenant d’autres sources, tels que l’intégrité écologique, soient clairement identifiées et conformes dans tous les documents utilisés afin de faciliter le suivi.

14)
Doit s’assurer que la structure de gestion du programme de gestion des incendies, dans les unités de gestion impliquées, se fera en respectant la délégation financière d’autorité.

15)
Doit mettre en place un système permettant de corroborer les données financières à partir des 4 codes d’activités assignés au programme de gestion des feux.

16)
Doit voir à instaurer un contrôle des heures de vol des hélicoptères afin de permettre le partage des coûts le cas échéant.

17)
Doit s’assurer que les unités de gestion impliquées inscrivent les fonds dans le système financier dès que la dépense est engagée afin de respecter les politiques financières en vigueur.

18)
Doit mettre en place un système de réconciliation entre la demande de fonds d’urgence faite au Bureau national et les coûts réels afin de valider l’exactitude des transferts de fonds.

19)
Doit mettre en place, avec la collaboration du service des ressources humaines, des procédures d’embauche pour les pompiers utilisés en situation d’urgence afin de clarifier leur statut et de rencontrer nos obligations.

20)
Doit clarifier la distribution des fonds d’urgence entre la sécurité publique et la gestion du feu dans les unités de gestion afin de refléter les montants courants du programme de gestion des incendies, de la sécurité publique et des priorités des unités de gestion.

21)
Doit s’assurer que le gestionnaire de programme, dans les unités de gestion impliquées, contrôle l’utilisation des chèques de compte bancaire ministériel afin de limiter les risques inhérents à cette pratique.

22)
Doit s’assurer que les unités de gestion respectent le délai établi pour le transfert des coûts par pièce de journal afin de faciliter les demandes de fonds d’urgence ainsi que les réconciliations.

1.0 Vue d’ensemble

Contexte

La vérification du programme de la gestion des incendies, notée dans la présentation au Conseil du Trésor, avait été inscrite au plan triennal du Bureau de vérification interne et de l’évaluation pour l’exercice financière 2008-2009 et a été menée par une équipe du bureau de la vérification interne et de l’évaluation de Parcs Canada. La dernière vérification interne du programme a eu lieu en 2002.

En vertu de la Loi sur les Parcs Nationaux, l’Agence Parcs Canada est tenue de fournir des services de lutte contre les feux échappés et les incendies de bâtiments dans les parcs et lieux historiques nationaux gérés par Parcs Canada en choisissant l’intervention la mieux adaptée pour assurer la sécurité du public et la protection des infrastructures tout en minimisant les coûts. Le réseau des parcs nationaux est composé de 42 parcs dont la superficie totale est d’environ 268 000 kilomètres carrés. L’Agence est le plus important gestionnaire fédéral de terres responsable de la gestion des feux de végétation.

La gestion du feu a beaucoup évolué, non seulement dans les parcs et lieux historiques nationaux du Canada, mais dans le monde entier. L’Agence Parcs Canada s’est dotée, en 2005, d’une stratégie visant à gérer les incendies ainsi que de programmes d’utilisation du feu pour atteindre des objectifs spécifiques de conservation des écosystèmes. La nouvelle stratégie a également servi pour la révision de la directive de gestion 2.4.4, gestion du feu (portant sur la gestion du feu pour les territoires gérés par Parcs Canada) complétée en mars 2005. L’orientation du programme de gestion des incendies visait à fournir des mesures efficaces de contrôle des incendies et d’utilisation du feu grâce à la mise en œuvre d’un programme de mise en commun des ressources.

Le programme de gestion des incendies gère les interventions en cas de feu échappé en se chargeant de la gouvernance, de l’intervention opérationnelle, de la surveillance et de la reddition des comptes. Les objectifs du programme concernant la gestion des feux de végétation sont de maximiser le processus naturel pour assurer le maintien de la santé et la diversité des écosystèmes forestiers et de minimiser les risques de désastre naturel et de pertes pouvant toucher les infrastructures publiques et les propriétés privées.

L’APC alloue à chaque année dans son budget un montant pour couvrir les coûts liés à la pré suppression des feux de forêts. Cette somme doit servir uniquement aux activités du programme de gestion des incendies. Les unités de gestion ayant des ressources spécialisées en gestion du feu reçoivent dans leur budget de base de l’argent provenant du programme de gestion des incendies pour couvrir le coût des biens et services reliés au programme. Parmi les unités de gestion, celles à plus haut risque d’incendie reçoivent également un montant pour assumer le coût des salaires des employés assignés aux opérations de feux. Des transferts internes entre les programmes ayant des objectifs communs sont également effectués afin d’allouer l’argent dans les secteurs prioritaires de l’Agence. Ainsi depuis quelques années, le programme de gestion des incendies reçoit de l’argent du programme d’intégrité écologique pour des projets correspondant à leurs objectifs. De plus l’Agence met chaque année en réserve un montant pour fonds d’urgence pouvant servir, entre autres, à couvrir les coûts liés à la suppression des feux de forêts. Au besoin, une demande de fonds supplémentaires, par le biais d’une soumission, est faite en fin d’année au Conseil du trésor pour combler l’écart entre les montants disponibles pour le programme et les coûts réels qui ont été encourus. Au cours des vingt-cinq dernières saisons de feux de forêts, l’Agence a reçu des fonds supplémentaires à vingt-deux reprises. En raison des changements climatiques, l’impact des feux échappés a augmenté depuis les dix dernières années. Ces feux sont plus fréquents et plus destructeurs.

Objectifs et portée

Les objectifs de cette vérification étaient de :

  1. Déterminer l’efficacité du cadre de contrôle de gestion et
  2. s’assurer que les contrôles sont en place et fonctionnent.

Cet exercice englobait l’examen du cadre de contrôle de la gestion ainsi qu’un échantillonnage de transactions provenant des principaux secteurs financiers reliés au programme de gestion des incendies.

La vérification des dépenses visait la période s’échelonnant entre le 1er avril 2007 et le 30 mars 2008 et a été effectuée par une équipe du Bureau de la vérification interne et de l’évaluation de Parcs Canada.

Méthodologie

La méthode de vérification comprenait:

  • L’examen du dossier de la vérification effectuée en 2002,
  • L’examen des documents justificatifs pertinents notamment :
    • Le plan national de la gestion des feux (2007-08 à 2009-10),
    • Stratégie nationale de gestion du feu de l’Agence Parcs Canada,
    • Directive de gestion 2.4.4, gestion du feu de Parcs Canada,
    • Normes de sécurité intérimaires en matière de gestion du feu,
    • Les directives financières,
    • L’ébauche de guide financier des procédures opérationnelles normalisées,
    • Le manuel des opérations des feux,
  • Des entrevues avec le personnel impliqué dans le programme de la gestion des incendies au Bureau national ainsi que dans les sites visités,
  • Examen sur place d’un échantillon de transactions effectuées pour l’exercice 2007-2008.

L’échantillon des transactions a été établi à partir de données triées à l’aide du système financier STAR en fonction des 4 types d’activités associés au programme de gestion des incendies et de l’importance relative. De plus, une sélection a été effectuée parmi les frais de moindres importances afin d’assurer une couverture équitable et représentative des dépenses effectuées.

Les visites dans les différents parcs nationaux du Canada ont eu lieu selon le calendrier suivant :

Du 9 au 13 juin 2008 - Banff
Du 16 au 20 juin 2008 - Lac Louise/Yoho/Kootenay
Du 23 au 27 juin 2008 - Jasper
Du 4 au 8 août 2008 - Prince Albert
Du 8 au 10 septembre 2008 - Wood Buffalo
Du 22 au 24 septembre 2008 - Lacs Waterton
Du 30 septembre au 2 octobre 2008 - la Mauricie

Une fois le travail de vérification terminé sur place, une rencontre avec le Directeur de l’unité de gestion ou son représentant a eu lieu pour présenter et discuter des lacunes observées durant la vérification et des recommandations anticipées.

Nos observations et recommandations ont été faites conformément au système d’évaluation du rapport de vérification ci‑dessous:

Système de cotation utilisé pour le rapport

ROUGE Insatisfaisant Les contrôles ne fonctionnent pas ou sont inexistants. Des mesures de gestion immédiates doivent être prises pour corriger la situation.
ORANGE Améliorations importantes requises Les contrôles en place sont faibles. Plusieurs problèmes importants ont été constatés qui pourraient nuire à l’atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels. Des mesures de gestion immédiates s’imposent pour corriger les lacunes constatées en matière de contrôle.
JAUNE Amélioration moyennes requises Certains contrôles sont en place et fonctionnent. Cependant, des problèmes importants, auxquels il faut remédier, ont été constatés. Ces problèmes risquent de compromettre l’atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels.
BLEU Améliorations mineures requises Bon nombre de contrôles fonctionnent comme prévu. Cependant, certaines modifications mineures s’imposent pour améliorer l’efficience et l’efficacité de l’environnement de contrôle.
VERT Sous contrôle Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne s’impose pour l’instant.

Énoncé d’assurance

À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve assemblés sont suffisants pour appuyer les Conclusions formulées dans le présent rapport.

Conclusion

Dans l’ensemble, les dépenses encourues étaient liées à la gestion du feu. La vérification a montré que les unités de gestion gèrent de façon appropriée leurs dépenses seulement quelques exceptions ont été notées. Cependant le cadre de contrôle doit être renforcé en augmentant et en améliorant les activités de surveillance. Des mesures doivent être développées afin de réduire les risques de non-conformité aux politiques du SCT et de l’APC. L’établissement et la mise en œuvre de procédures doivent renforcer la diligence raisonnable dans le secteur financier et permettre d’accroître l’assurance que les fonds dédiés aux incendies ont été reçus par les unités de gestion et qu’ils ne servent qu’aux fins du programme de la gestion des incendies.

Résumé des cotes du rapport de vérification :

Renvoi Processus de gestion Cote Description
2.1 Cadre de contrôle de la gestion ORANGE Améliorations importantes requises
2.2.1 Les contrôles en place assurent que les sommes sont reçues telles que prévues JAUNE Améliorations moyennes requises
2.2.2 Les sommes dépensées rencontrent les critères établis par le Conseil du trésor et Parcs Canada JAUNE Améliorations moyennes requises

2.0 Observations et recommandations

2.1 Cadre de contrôle de gestion

ORANGE Améliorations importantes requises Les contrôles en place sont faibles. Plusieurs problèmes importants ont été constatés qui pourraient nuire à l’atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels. Des mesures de gestion immédiates s’imposent pour corriger les lacunes constatées en matière de contrôle.

Un cadre de contrôle de la gestion doit être mis en place dans toute organisation, projet ou programme afin de soutenir les opérations et faire en sorte que les employés puissent s’acquitter de leurs tâches de façon efficiente et efficace. Les éléments clés d’un cadre de contrôle de gestion efficace sont notamment: une gouvernance claire, des rôles et responsabilités bien définis, une communication efficace, un contrôle des actifs et des mesures de contrôle régulières.

Gouvernance

Le programme de gestion des incendies est défini dans la stratégie nationale de gestion du feu ainsi que dans la directive de gestion 2.4.4 gestion du feu de Parcs Canada révisées en mars 2005. Cette directive stipule que toutes les activités de gestion du feu d’une unité de gestion doivent être détaillées dans un plan de gestion du feu couvrant une période de 10 ans et établi en collaboration avec les juridictions environnantes et les communautés impliquées. Les unités de gestion doivent produire un plan directeur pour décrire leurs opérations pour une période de 10 à 15 ans. Puisque le plan directeur regroupe tous les programmes et toutes les opérations de l’unité, il oriente le programme de gestion des incendies. Le plan de gestion du feu et les objectifs de gestion de la végétation doivent être alignés avec le plan directeur de l’unité. Comme le programme de gestion des incendies comprend le contrôle des incendies et l’utilisation du feu à des fins préventives et écologiques, le plan de gestion du feu de l’unité doit donc inclure un calendrier des activités de brûlage dirigé et de gestion du combustible pour une période de 5 ans.

Les plans de gestion du feu sont examinés par un comité local de santé et sécurité au travail ainsi que par des membres nommés par le Comité national de gestion du feu (CNGF) qui ont un rôle de coordination stratégique, de soutien technique et de recommandations. Le directeur de l’Unité de gestion doit approuver les plans de son entité avant qu’ils ne soient présentés à l’officier national principal de la gestion du feu. Ce dernier voit au développement d’un plan national de gestion du feu de trois ans qui doit être examiné et approuvé par le Comité national de gestion du feu. Ce comité est composé de :

  • 2 directeurs d’Unités de gestion (1 de l’Est et l’autre de l’Ouest du pays)
  • Chef de la protection des écosystèmes, Direction des parcs nationaux
  • l’officier national principal de la gestion du feu,
  • 1 spécialiste de la gestion du feu
  • 1 gestionnaire de Centre de services, service de l’écosystème
  • 1 écologiste de parc
  • 1 agent de communication
  • 1 gestionnaire de la conservation des ressources

Les étapes de la planification sont clairement définies. Les unités de gestion visitées connaissent la démarche et s’assurent de son application.

Un programme de formation est élaboré pour tous les employés de Parcs Canada participant à des opérations de gestion des incendies. À chaque année avant le début de la saison des feux, une formation de base est donnée aux employés impliqués dans le programme et un examen médical/aptitude physique est exigé afin de s’assurer qu’ils rencontrent les normes établies par le Centre interservices des feux de forêt du Canada (CIFFC). Une formation plus approfondie peut aussi être offerte à certains membres de l’équipe afin de respecter le niveau de classification de l’unité.

Des indicateurs de rendement sont utilisés au niveau local et national afin d’évaluer l’efficacité du programme. Certains sont observables à court terme tels que la superficie brûlée, l’intensité du brûlage ainsi que son coût. À moyen terme on observe plutôt le pourcentage de superficie brûlée versus le plan de brûlage. Des indicateurs de rendement écologiques ont également été élaborés afin de vérifier l’atteinte des objectifs écologiques établis dans les différents sites.

Les éléments de gouvernance sont en place mais doivent être améliorés. La vérification a révélé que plusieurs documents sont rédigés et accessibles via le système d’informations sur les feux à Parcs Canada (SIFPC). Les documents élaborés depuis plusieurs années pour le programme de gestion des incendies sont pour la plupart à l’état d’ébauche mais malgré tout mises en application dans toutes les régions du pays. De plus, la majorité de ces documents n’est disponible qu’en anglais. Il faudrait donc, dans un premier temps, s’assurer d’officialiser les documents et les rendre disponibles dans les deux langues officielles tel que stipulé à l’article 36.1a de la loi sur les langues officielles.

Rôles et responsabilités

Les rôles et responsabilités des différents intervenants dans le programme de gestion des incendies à Parcs Canada soient les unités de gestion, les centres de services, le Bureau national et le Comité national de gestion du feu sont définis dans la directive de gestion 2.4.4. gestion du feu. Chacun des intervenants a un rôle et une responsabilité bien définis dans chacune des catégories suivantes:

  • Politiques, normes, procédures et protocoles
  • Liaison entre les organismes
  • Mise en œuvre des programmes
  • Mobilisation des ressources à l’échelle nationale

De plus, à titre de membre du Centre interservices des feux de forêts du Canada, l’Agence est tenu de fournir des données sur les feux, les équipements et le personnel. Cette responsabilité relève de l’officier national principal en gestion du feu au Bureau national.

Selon la directive 2.4.4 gestion du feu, le Directeur général, Direction des parcs nationaux est responsable de la gestion globale du programme de gestion des incendies. Le programme est sous la responsabilité du chef de la protection des écosystèmes de la Direction des parcs nationaux. Il doit s’assurer que les pratiques au niveau opérationnel, administratif et financier rencontrent les exigences. Sous son autorité, l’officier national principal en gestion du feu au Bureau national voit à la coordination des opérations ainsi qu’à la préparation du plan national de la gestion du feu et du rapport annuel soumis au CNGF. Le Comité national de gestion du feu émet ses recommandations au Directeur général, Direction des parcs nationaux et ce dernier voit à obtenir l’approbation du Comité des finances.

Il incombe aux directeurs d’Unité de gestion de s’assurer que leurs plans de gestion du feu sont élaborés à partir d’objectifs écologiques/culturels approuvés et tiennent compte du risque d’incendie reconnu au plan directeur de l’unité. La conception, la révision et l’approbation des plans de brûlages dirigés et de gestion du combustible sont placées sous leur responsabilité.

Pendant la saison des feux de forêts, le rôle d’officier national en devoir sera assumé par des officiers de gestion du feu ou des spécialistes de la gestion du feu à l’échelle nationale selon un calendrier établi en début de saison et approuvé par le CNGF. L’officier national en devoir agit à titre de représentant opérationnel de la Direction des parcs nationaux et relève du chef de la protection des écosystèmes. Les responsables de programme des unités de gestion communiquent à l’officier national en devoir toute situation nécessitant une action ou une intervention. Ce dernier voit à prendre les démarches appropriées en fonction des informations obtenues.

Une description générique pour les différents postes du programme est disponible à partir du système d’informations sur les feux à Parcs Canada. Les tâches opérationnelles par poste sont définies. Toutefois les tâches administratives spécifiques et récurrentes du responsable de programme dans les unités de gestion ne sont pas définies, ce qui pourrait nuire à la continuité du programme ainsi qu’a une saine gestion. Une description exhaustive pour ce poste faciliterait l’intégration d’un nouvel employé dans un domaine aussi spécifique que la gestion des incendies.

Des changements au niveau de la structure organisationnelle ont eu lieu pour la Direction des parcs nationaux du à une réorganisation en cours. Le poste chef de la protection des écosystèmes a été retiré sans toutefois réassigner clairement les responsabilités par positions. L’officier national principal en gestion du feu assume pour l’instant plus de responsabilités et relève du Directeur exécutif, Direction de l’intégrité écologique. La nouvelle structure organisationnelle de la Direction des parcs nationaux qui n’était pas approuvée, au moment de la vérification, ne reflète pas celle décrite dans la directive 2.4.4 gestion du feu.

Communication

La collaboration et la participation des communautés avoisinantes sont essentielles afin d’assurer l’atteinte des objectifs du programme. Un système de communication et de consultation efficace contribue grandement au partage et favorise l’adhésion à la vision du programme. Dans chacune des unités de gestion visitées des consultations ont eu lieu avec les communautés avoisinantes ainsi qu’avec les différents paliers gouvernementaux. Chaque unité de gestion a créé son réseau afin de bien informer les partenaires/intervenants ainsi que la population environnante. Chacune utilise la méthode qui lui semble la plus appropriée pour communiquer avec la clientèle et les employés. Au niveau des partenaires/intervenants, on utilise des affiches, des communiqués dans les journaux locaux ainsi que dans les stations radio et parfois même des listes téléphoniques. Au niveau du personnel, le système de courriels est le moyen le plus utilisé. Des affiches sont également installées afin de ne pas négliger les employés n’ayant pas accès au système informatique.

L’efficacité des communications, de la planification d’un feu jusqu’à son extinction, est essentielle afin de limiter les risques au niveau opérationnel. Lors d’événements, les unités de gestion doivent compléter des formulaires pour documenter les feux. Les formulaires servent à mettre à jour un rapport de situation quotidienne, en indiquant la nature du feu, les ressources matérielles ainsi que les ressources humaines déployées lors d’un feu. La saisie des données permet de mieux évaluer les impacts et ainsi apporter les correctifs nécessaires afin de rencontrer les objectifs du programme. Le système d’information sur les feux à Parcs Canada est utilisé pour recueillir diverses informations concernant le programme. Il comprend beaucoup d’informations utiles et nécessaires aux opérations telles que les politiques financières, les contrats d’hélicoptère, les déplacements de ressources humaines, les déplacements de ressources matérielles, les fiches de formation des employés et les rapports d’activités dans les différents sites. Le système sert également à créer des rapports nationaux qui sont transmis au CIFFC à partir des données saisies. Il est donc primordial d’avoir une base de données fiables. Le système d’informations utilisé présentement est désuet ayant dépassé son espérance de vie. De plus, il est non compatible avec les autres systèmes informatiques à Parcs Canada et ne peut bénéficier d’aucun soutien technique par les services informatiques. Certaines failles ont été décelées et notées par les unités de gestion dont la saisie de données non conservées en mémoire par le système. Ces situations sont connues du Bureau national et des recherches ont déjà été entreprises afin de corriger la situation. Une solution proposée et évaluée en ce moment serait le partage entre différents organismes d’un logiciel existant et en opérations dans une des provinces canadiennes. Ce système, après des modifications répondant aux besoins de Parcs Canada, pourrait être utilisé par différents programmes et services de l’Agence. Des essais sur le nouveau système sont envisagés pour mars 2009.

Le commandant de l’intervention est responsable de s’assurer que les employés déployés satisfont aux exigences du poste en matière de formation et d’expérience. Chaque unité de gestion est responsable de maintenir son niveau d’expertise et d’informer le Bureau national si une lacune est relevée au niveau de la formation. Les employés sont responsables de mettre à jour leur fiche de formation dans le système d’information sur les feux à Parcs Canada. Les unités de gestion visitées reconnaissent n’effectuer aucun suivi ou très peu afin de s’assurer de la mise à jour des fiches par les employés. De plus, un des unités de gestion visitées n’utilise aucun système informatique pour le suivi, les copies de certificat sont plutôt gardées au bureau des Ressources Humaines. Une information inexacte ou non accessible dans SIFPC pourrait nuire à l’exécution et miner la sécurité des opérations. Des mesures devraient être prises afin d’assurer au commandant de l’intervention l’accessibilité à des fiches de formation à jour des employés impliqués dans le programme de gestion des incendies dans le but de confirmer le niveau de compétences des employés déployés lors d’un feu.

Inventaire

Un inventaire national des équipements sous la responsabilité du centre de service de l’ouest et du nord – bureau de Calgary est gardé à Banff. Cette cache nationale sert au partage des ressources matérielles dans les situations nécessitant plus d’équipements pour contrer les feux. De plus, des remorques remplies d’équipements essentiels ont été créées et installées dans des endroits stratégiques à travers le pays. L’utilisation des remorques facilite le transport et diminue les délais de préparation. Elles font partie de l’inventaire national mais elles sont sous la responsabilité temporaire de l’unité de gestion hôte. De plus, chacune des unités de gestion impliquées dans le programme maintient un inventaire d’équipements et de fournitures pouvant soutenir l’attaque initiale pour une période donnée. L’entretien et l’entreposage des équipements sont une priorité évidente pour les unités de gestion. Elles possèdent chacune un système de gestion d’inventaire supporté généralement par le logiciel Excel. Toutefois les inventaires physiques sont faits seulement de façon sporadique. Aucune procédure cohérente ou formulaire spécifique n’existe concernant le suivi ou la prise d’inventaire. Un inventaire périodique permet de valider les montants inscrits dans le système de gestion et confirmer visuellement l’état des équipements afin de mieux planifier les besoins futurs.

En 2005, un inventaire national des équipements a eu lieu qui a permis d’identifier pour 5,4M$ d’équipements assignés pour le programme de gestion des incendies à Parcs Canada répartis dans 39 sites à travers le pays. Suite à cet exercice, un système informatique devait être implanté pour maintenir les inventaires à des niveaux acceptables et centraliser les achats afin de réduire les coûts tout en assurant des standards de qualité. Au moment de la vérification aucun système national d’inventaire n’était en place. De plus, aucun plan de remplacement n’était élaboré, seule une somme d’argent est allouée pour l’achat d’équipements sans toutefois être appuyé par un plan à long terme. Une seule unité de gestion visitée avait développé un plan de remplacement pour les équipements. Un plan national de remplacement des équipements devrait être mis en place par le gestionnaire responsable des équipements au centre de service de l’ouest et du nord – bureau de Calgary afin de maintenir un standard de qualité et éviter des coûts excessifs pour une période donnée.

Contrôle

Lors d’une vérification menée en 2002, des recommandations avaient été émises dans le but d’éliminer, si possible, les systèmes parallèles et faciliter la compilation des données financières. Afin de maintenir une gestion appropriée des suivis budgétaires, chaque unité a dû recourir à des systèmes encore plus élaborés ne pouvant obtenir les informations pertinentes à partir du système financier Star. Chaque manipulation augmente le temps consommé ainsi que le risque d’erreurs. Les besoins en matière d’informations financières devraient être définis en consultation avec les gens de finance des unités de gestion, du Bureau national ainsi que des responsables de programme. La possibilité de créer, à partir de Star, des rapports répondant aux besoins du programme devrait être évaluée.

Des procédures normalisées devaient être présentées afin d’obtenir un standard au niveau opérationnel et financier. Une ébauche des procédures est utilisée par les sites sans toutefois être officialisée. Seul un résumé des normes de sécurité intérimaires en matière de gestion du feu a été approuvé. L’emphase devrait être mise sur la révision des procédures et voir à ce qu’elles soient approuvées de façon à maintenir une uniformité et éviter toute confusion dans les pratiques.

Le guide financier stipule que les fonds d’urgence ne doivent pas être utilisés pour des dépenses en capital. En pratique, depuis plusieurs années, des sommes d’argent sont réclamées au Bureau national comme fonds d’urgence pour des dépenses en capital dont les équipements endommagés ou détruits lors d’un feu. Aucun amendement n’a été apporté à la directive financière afin de refléter le changement de pratique. Il faut donc clarifier la situation afin d’arrimer les pratiques avec les lignes directrices et se conformer aux règles d’opération des fonds d’urgence.

Conclusion

Plusieurs modifications doivent être apportées au cadre de contrôle de gestion afin d’assurer l’efficacité du programme et se conformer aux lois, procédures et directives existantes. Les éléments soulevés peuvent nuire aux opérations ainsi qu’à l’atteinte des objectifs du programme.

Recommandations:

Le Directeur général, Direction des parcs nationaux :

1)
Doit s’assurer d’officialiser les documents tels que le plan triennal et les procédures opérationnelles et financières afin d’assurer une uniformité dans les pratiques ainsi que dans les présentations financières.

Réponse de la direction :

D’accord. Le Directeur général, Direction des parcs nationaux (DG-DPN) s’assurera que le plan triennal de la gestion du feu sera complété et approuvé selon la directive 2.4.4 gestion du feu pour la prochaine présentation du 1 mai 2009. Le DG-DPN travaillera avec le Dirigeant principal délégué des finances et le Directeur général de l’Est et de l’Ouest à la révision des procédures financières de la gestion du feu afin d’offrir une uniformité dans les pratiques et présentations financières pour la fin d’année financière 2009-2010. Le DG-DPN s’assurera que les procédures opérationnelles seront révisées, approuvées et traduites sur une base continue en accordant une priorité à celles touchant la santé et la sécurité des employés pour l’année financière 2009-2010

2)
Doit s’assurer que la documentation transmise aux employés est disponible dans les deux langues officielles, lorsque applicable, afin de se conformer à la loi sur les langues officielles.

Réponse de la direction :

D’accord. Le DG-DPN s’assurera que le plan national de la gestion du feu et les rapports de l’année financière 2009-2010 seront traduits après leur approbation. Les autres documents de portée nationale telles que les procédures opérationnelles et le manuel d’opérations seront traduits en priorité dès qu’ils seront révisés et approuvés.

3)
Doit s’assurer de l’élaboration d’une description de tâches spécifiques et récurrentes pour le responsable du programme dans les unités de gestion afin de faciliter l’intégration des nouveaux employés en assurant la continuité des activités et en préservant la mémoire corporative.

Réponse de la direction :

Partiellement en accord. Tel que décrit dans le rapport de vérification, une description générique de postes et tâches existe pour tous les postes reliés à la gestion du feu. La responsabilité de décrire les tâches individuelles relève de l’unité de gestion puisqu’elles doivent répondre aux besoins de l’unité. Tous les postes de la conservation des ressources sont actuellement revus dans le cadre du renouvellement de l’Agence. Tout comme les autres programmes de l’agence, le DG-DPN s’assurera que le programme national de la gestion du feu collaborera avec les unités de gestion afin de les aider à rencontrer leurs besoins pour la gestion du feu et la conservation des ressources.

4)
Doit s’assurer que les rôles et responsabilités sont définis et diffusés et que la Directive 2.4.4, gestion du feu reflète les changements apportés à la structure hiérarchique de la Direction des parcs nationaux.

Réponse de la direction :

Partiellement en accord. Les liens hiérarchiques temporaires du programme national de la gestion du feu découlent au retrait du poste du Chef de la protection des écosystèmes. L’officier national principal de la gestion du feu assume des responsabilités additionnelles et répond directement au Directeur exécutif, Direction de l’intégrité écologique. Les changements sont le résultat de la création du groupe de l’application de la loi ainsi que de la restructuration en cours à la Direction des parcs nationaux. Le DG-DPN effectuera les derniers changements au lien hiérarchique dans le manuel des opérations du programme de gestion du feu et ne révisera la directive que si des changements significatifs sont effectués avant la fin de l’année financière 2009-2010.

5)
Doit s’assurer que des mesures appropriées sont en place pour protéger les données associées à la gestion du programme afin d’éviter les pertes d’informations et conserver l’historique des évènements.

Réponse de la direction :

D’accord. Le DG-DPN s’assurera que la nouvelle version du système d’information sur les feux à Parcs Canada adressera ce problème. Les travaux sont en cours avec une période d’essai prévu en 2009 et une mise en oeuvre complète et conforme aux politiques du Dirigeant principal de l’information en matière de gestion de l’information pour la saison opérationnelle de 2010.

6)
Doit s’assurer que des mesures sont prises pour maintenir les fiches de formation des employés à jour et accessibles via SIFPC afin de confirmer le niveau de compétences des employés déployés lors d’un feu.

Réponse de la direction :

D’accord. Le DG-DPN utilisera la base de données actuelle de formation et de certification pour rencontrer les besoins de base de surveillance du niveau des compétences des employés. On vérifiera au cours de l’année financière 2009-2010 que les fiches soient conformes. Le DG-DPN, en collaboration avec le bureau national des ressources humaines, travaillera à remplacer le système existant par un système national plus intégré d’ici la fin de l’année financière 2010-2011.

7)
Doit voir à l’élaboration et à l’implantation d’un système national de contrôles des inventaires afin de maintenir les équipements à un niveau acceptable et diminuer les coûts d’achat.

Réponse de la direction :

D’accord. Le DG-DPN collaborera avec le Directeur, Biens immobiliers (pour les actifs de plus de 10 000$) et le Dirigeant principal délégué des finances (pour les actifs de moins de 10 000$) afin de rencontrer les exigences de suivi des inventaires liés au programme de gestion du feu, et ce, à partir d’un projet national de suivi des actifs d’ici la fin de l’année financière 2010-2011.

8)
Doit s’assurer qu’un plan de remplacement des équipements est élaboré afin de maintenir un standard de qualité et éviter des coûts excessifs pour une période donnée.

Réponse de la direction :

D’accord. Le DG-DPN s’assurera que les niveaux d’inventaire sont établis et qu’un plan de remplacement est en place pour l’année financière 2009-2010.

9)
Doit définir les besoins en matières d’informations financières en collaboration avec les différents intervenants dans le but de développer, avec l’équipe de Star, une formation appropriée ou une modification du système permettant l’élimination des systèmes parallèles.

Réponse de la direction :

D’accord. Le DG-DPN travaillera avec le Dirigeant principal délégué des finances et les directeurs généraux aux opérations à la révision des procédures financières et à assurer l’uniformité des pratiques et présentations financières (incluant les modifications nécessaires pour réduire la dépendance aux systèmes parallèles) d’ici la fin de l’année financière 2009-2010.

10)
Doit s’assurer que les pratiques financières s’arriment avec les directives financières.

Réponse de la direction :

D’accord. Voir réponse de la direction à la recommandation numéro un (1).

2.2 Existance de contrôles fonctionnels

Les contrôles en place doivent appuyer les différents éléments d’un bon cadre de contrôle de gestion. Ils assurent l’intégrité et la transparence des opérations et renforcent la prise de décision. Au niveau du programme de gestion des incendies, la vérification visait à s’assurer que les contrôles en place permettent de confirmer que les fonds approuvés sont reçus tels que prévus, qu’ils ne servent qu’aux fins du programme de gestion des incendies et que les sommes dépensées répondent aux critères du Conseil du trésor et de l’Agence.

2.2.1 Les contrôles en place assurent que les sommes sont reçues telles que prévues.

JAUNE Amélioration moyennes requises Certains contrôles sont en place et fonctionnent. Cependant, des problèmes importants, auxquels il faut remédier, ont été constatés. Ces problèmes risquent de compromettre l’atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels.

Le budget global du programme de gestion des incendies provient de différentes sources. Le calcul du budget de base du programme provient des montants inscrits sous la rubrique fonds d’urgence du rapport ‘Brick’ plus les montants convertis en salaires pour les pompiers. Ces montants sont transférés globalement aux unités de gestion sous biens et services et/ou salaires. Cependant la réserve est conservée au Bureau national sous la responsabilité de groupe de finance. Des transferts de fonds provenant du programme d’intégrité écologique servent également à financer les activités du programme de gestion des incendies. L’excédent des dépenses encourues sur les fonds disponibles à l’interne est réclamé au Conseil du trésor par le biais d’une soumission pour suppression des feux de forêts. Au cours des vingt-cinq dernières saisons de feux de forêts, l’Agence a demandé et reçu des fonds supplémentaires à vingt-deux reprises. Il est à noter qu’aucune garantie n’existe quant à l’acceptation de la demande. L’Agence doit prévoir des transferts internes en cas de refus du Conseil du trésor de rembourser les dépenses excédentaires.

Bureau national :

L’officier national principal en gestion du feu est responsable de la présentation du plan triennal. Une étroite collaboration doit exister entre le gestionnaire de programme et le groupe de finance afin de valider les montants inscrits au plan. Cette collaboration permet de corroborer les sommes transférées au budget du programme ainsi que de confirmer la provenance de celles-ci.

Un plan triennal (2007-2008 à 2009-2010) du programme de gestion des incendies a été présenté au Comité national de gestion du feu ainsi qu’au Comité des finances utilisant des données comportant le budget de base incluant la réserve, des projections de besoins pour les fonds d’urgence basés sur l’historique des 5 dernières années et un montant de réaffectation interne. L’examen de la présentation du plan triennal a révélé différentes inexactitudes, dont voici quelques exemples :

  1. La réserve est un montant disponible pour toutes situations d’urgence au sein de l’Agence et pas seulement à la gestion des feux. Le montant ne devrait donc pas être inclus dans le budget de base du programme mais plutôt comme fonds accessibles. Les montants imputés à la réserve par le programme sont généralement réclamés au Conseil du trésor à la fin de l’année par le biais d’une soumission pour la suppression des feux de forêts.

  2. Des montants inscrits dans les différents tableaux de répartition des fonds ne correspondent pas toujours au total des activités proposées. Certains sont ignorés ou erronés. Ainsi deux sections du plan font référence à l’embauche possible de 8 techniciens travaillant à part égale (50% de leur temps) dans 2 sphères d’activités mais les montants inscrits comme estimés diffèrent de plus de 35% soit 344 000$ dans un tableau et 251 000$ dans l’autre.

  3. Dans le plan triennal, on indique qu’un contrat d’hélicoptère de 231 000$ accordé à une unité de gestion dans son budget de base; cependant, cette même unité ne reçoit que 169 000$ comme budget pour les biens et services ce qui était inadéquat pour payer les coûts du contrat. L’unité a donc réclamé la différence via la soumission au Conseil du Trésor en tant que dépenses remboursables plutôt que comme dépenses de base. Il s’agit d’un exemple du manque d’alignement entre les différents documents financiers du Bureau national, qui rend la fonction de rapport difficile.

  4. L’annexe présentée pour la répartition des frais de pré suppression comporte également des erreurs. Il a été recommandé et approuvé de prolonger la période d’embauche des pompiers à des fins opérationnelles. Les frais reliés à la prolongation sont estimés en fonction des équipes dans chacune des unités de gestion impliquées. Seul l’excédent des frais estimés sur le montant reçu initialement par les unités de gestion dans leur budget de base doit être distribué. Une fois encore le manque d’alignement entre les documents financiers rend impossible l’évaluation du caractère raisonnable des attributions. Les montants attribués aux unités de gestion n’ont pu être réconciliés puisque l’historique des montants reçus n’a pu être retracé.

Bien qu’il s’agisse d’estimés à des fins de présentation budgétaire, le risque de dépassement de budget est apparent si toutes les activités devaient être acceptées telles que présentées. Une vérification des compilations est essentielle afin de refléter une image réaliste et constante des coûts projetés du programme de gestion des incendies et assurer un équilibre budgétaire aux unités de gestion impliquées.

Transfert entre programmes

Le feu joue un rôle dominant et reconnu dans le système écologique. En plus des fonds d’urgence, le programme reçoit depuis 2003 des sommes d’argent provenant du programme d’intégrité écologique. La répartition de ces sommes est faite par le Bureau national à partir du plan de la gestion du feu en fonction des propositions de projets soumis par les unités. Selon le plan triennal, 2,1M$ provenant du programme d’intégrité écologique devaient être distribués en 2007-2008. Cette somme était destinée à différentes activités écologiques reliées à la gestion du feu dont 500 000$ alloués à la gestion des combustibles et le reste à différentes études et à l’embauche de personnel supplémentaire assigné au programme de gestion des incendies.

L’examen de divers documents financiers du Bureau national révèlent des inconsistances dans les sommes transférées du programme d’intégrité écologique au programme de gestion des incendies. Par le passé, à la fin de chaque année financière, l’Agence préparait une demande de soumission au Conseil du Trésor pour obtenir le remboursement des coûts du programme. Des coûts réclamés, on déduisait le budget de base assigné aux incendies ainsi que les transferts internes effectués par l’Agence. La soumission de 2007-2008 indique un montant de 1,9M$ comme réaffectation interne. Cependant, le système financier permet de retracer uniquement un montant de 1,4M$ clairement identifié pour la gestion des incendies. La différence (500 000$) est présumée être codée sous des comptes liés aux activités du programme d’intégrité écologique. L’incertitude du montant transféré du programme d’intégrité écologique au programme de gestion des incendies augmente le risque que le montant réclamé au Conseil du Trésor pour les dépassements de coûts soit sous-estimé.

Unités de gestion :

À chaque année Parcs Canada alloue dans son budget une somme d’argent pour les fonds d’urgence dont une large partie pour le programme de gestion des incendies. Les fonds sont répartis entre les unités de gestion selon leur classification qui varie de niveau I à niveau IV en fonction du risque d’incendies identifié au plan directeur. De cette somme, un montant est transféré en salaires afin de maintenir un effectif dans certains parcs considérés à plus haut risque. Les 2 montants soient celui de biens et services ainsi que celui pour les salaires sont inclus dans le budget de base de l’unité.

Chaque unité de gestion (UG) peut établir sa propre structure de gestion, elle est responsable de répartir le budget dans le ou les centres de coûts identifiés pour le programme de gestion des incendies. Certaines des unités de gestion ont choisi de maintenir les salaires dans le centre de coût associé au service de protection des ressources et de séparer seulement les dépenses pour biens et services. Cette pratique a occasionné une dérogation aux politiques lorsque le gestionnaire de programme qui détient une délégation d’autorité pour le centre de coûts des biens et services a autorisé les feuilles de temps et les entrées de journal touchant les salaires pour un centre de coûts pour lequel il ne détenait pas de délégation d’autorité. Une attention particulière est requise dans ce type de structure. D’autres unités ont choisi de créer des centres de coûts distincts pour les biens et services et les salaires associés au budget de base du programme et des centres de coûts distincts pour les dépenses reliées aux mesures d’urgence afin de faciliter le contrôle budgétaire et la réconciliation pour les demandes de fonds d’urgence. Le gestionnaire de programme a ainsi une délégation d’autorité pour tous les centres de coûts reliés au programme de gestion des incendies. Il s’agit d’une bonne pratique de gestion qui simplifie la vérification des données financières.

Conclusion

Les dépenses effectuées sont appropriées, cependant la vérification n’a pas permis de confirmer que le programme de gestion des incendies disposait de toutes les sommes qui lui étaient destinées. Des modifications importantes s’imposent au Bureau national pour faciliter le suivi des transferts de fonds et éviter un déséquilibre budgétaire. De plus, les structures financières des UG doivent assurer le respect des délégations d’autorité au moment de l’autorisation des dépenses.

Recommandations:

Le Directeur général, Direction des parcs nationaux :

11)
Doit s’assurer que le plan triennal est exempt d’erreurs et aligné avec les documents financiers du Bureau National (ex : le « Q ») avant sa présentation.

Réponse de la direction :

D’accord. Voir réponse de la direction à la recommandation numéro un (1).

12)
Doit s’assurer que les budgets de base assignés aux unités de gestion correspondent au total des activités prévues et approuvées au plan triennal.

Réponse de la direction :

D’accord. Le DG-DPN en collaboration avec le Dirigeant principal délégué des finances et les Directeurs généraux aux opérations s’assurera que les budgets de base assignés aux unités de gestion seront vérifiés et correspondent au le total des activités prévues dans le plan triennal la gestion du feu. La présentation sera complétée et approuvée selon la directive 2.4.4, gestion du feu d’ici le 1 mai 2009.

13)
Doit s’assurer que les montants reçus provenant d’autres sources, tels que l’intégrité écologique, soient clairement identifiées et conformes dans tous les documents utilisés afin de faciliter le suivi.

Réponse de la direction :

Réserve. Les fonds seront alloués à partir des fonds intégrés de l’Agence, sous la responsabilité des Directeurs généraux des opérations. Le protocole développé par la communauté financière sera utilisé pour suivre les sources de fonds pour l’année financière 2009-2010.

14)
Doit s’assurer que la structure de gestion du programme de gestion des incendies, dans les unités de gestion impliquées, se fera en respectant la délégation financière d’autorité.

Réponse de la direction :

D’accord. Voir réponse de la direction à la recommandation numéro un (1).

2.2.2 Les sommes dépensées rencontrent les critères établis par le Conseil du trésor et Parcs Canada.

JAUNE Amélioration moyennes requises Certains contrôles sont en place et fonctionnent. Cependant, des problèmes importants, auxquels il faut remédier, ont été constatés. Ces problèmes risquent de compromettre l’atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels.

Le budget de base reçu par les UG pour la gestion du feu doit servir uniquement aux fins du programme. Il doit couvrir les frais fixes de pré suppression ainsi que différentes activités nécessaires pour assurer un niveau d’efficacité du programme. Il peut être utilisé pour l’élaboration des plans et projets, la vérification des indices de feux, les contrats d’hélicoptère fixes, les salaires et la formation des pompiers, l’achat d’équipements et de fournitures ainsi qu’au maintien des inventaires. Les sommes réclamées par le biais d’une soumission au Conseil du trésor doivent provenir des dépenses, excédant le budget de base, encourues pour les frais de pré suppression variables, de suppression ainsi que pour les feux dirigés.

Toutes les dépenses encourues liées au programme de gestion des incendies doivent être saisies dans un des quatre codes d’activités financières qui ont été assignés au programme, dans le système financier Star, et ce afin de faciliter le rapprochement des coûts avec les différentes activités. Les quatre catégories d’activités sont :

Feux de forêt – Pré suppression fixe

Les activités associées au maintien d’un état de préparation pré suppression qui ne tient pas compte des risques quotidiens d’incendie ni des occurrences. Il s’agit surtout des marchés de services de pré suppression et de suppression signés avant la saison des feux afin de disposer rapidement des services voulus.

Feux de forêt – Pré suppression variable

Les activités liées à la pré suppression qui fluctuent selon les risques attendus et réels d’incendie. Elles servent au pré déploiement des ressources de lutte contre les feux.

Feux de forêt – Urgence – Suppression

Les activités liées à la suppression directe et au rétablissement résultant des mesures de suppression des feux échappés. Les dépenses sont régies par une analyse des feux échappés.

Feux de forêts - brûlages dirigés

Les activités liées aux feux dirigés planifiés et approuvés au début de la saison des feux.

La vérification visait à s’assurer que les dépenses rapportées comme liées aux incendies étaient supportées par des pièces justificatives et respectaient la définition des dépenses autorisées. L’échantillonnage des transactions a été fait à partir du système Star en sélectionnant les entrées saisies dans les codes d’activités désignés.

Codage financier

Le codage a une importance cruciale pour l’évaluation financière du programme. L’utilisation appropriée des codes d’activités permet d’évaluer les coûts reliés à chacune des activités pour un site donné ainsi que pour l’ensemble du programme. Ces codes servent aussi à compiler les dépenses totales du programme à des fins de présentation financière dont la demande de soumission au Conseil du trésor pour la suppression des feux de forêts. Les responsables de programme ne sont pas suffisamment conscientisés à l’importance des codes d’activités, leur priorité étant surtout axée au niveau budgétaire. Aucune des unités de gestion visitées, ni le Bureau national ne fait des vérifications au niveau des codes d’activités. Cette pratique permettrait de limiter les dépenses imputées au programme provenant d’une autre activité non reliée aux feux et de s’assurer que les dépenses appartenant au programme sont codées adéquatement. Les unités dotées d’une structure appropriée pourraient facilement instaurer un contrôle à cet effet. Le système Star permet aux usagers de créer divers rapports à partir de filtres choisis. L’utilisation périodique de ces rapports pourrait retracer des erreurs de codage.

La vérification a identifié une unité de gestion qui avait sous-estimé les coûts du programme de plus de 460 000$ en utilisant un code d’activité qui n’était pas associé au programme de gestion des incendies. Les dépenses étaient légitimes et associées au bon centre de coûts toutefois elles n’ont pas été imputées au programme de gestion des incendies.

Le tableau suivant indique pour l’exercice 2007-2008 le total des dépenses saisies dans Star, par les unités de gestion visitées, sous les 4 codes d’activités assignés à la gestion du feu représentant la valeur nette et le pourcentage des transactions vérifiées ainsi que la dépense en frais d’hélicoptère qui est l’élément récurrent (à l’exception des salaires) et la plus grosse dépense du programme de gestion des incendies.

Sites Visités Total des dépenses
Codes activités des feux
Total des dépenses vérifiées % des dépenses vérifiées Total des frais
d’hélicoptère
% frais d’hélicoptère
vs total des dépenses
Banff 1 451 331 600 106 41.3 752 390 51.8
LLYK 1 178 146 571 287 48.5 540 738 45.9
Jasper 1 009 132 273 904 27.1 381 981 37.9
Prince Albert 594 645 36 204 6.1 33 921 5.7
Wood Buffalo 5 727 892 2 598 138 45.4 2 627 077 45.9
Lacs Waterton 782 978 531 948 67.9 480 080 61.3
Mauricie 409 012 196 812 48.1 40 900 10.0
Frais d’hélicoptère

Il est à noter que les frais d’hélicoptère sont élevés puisque certaines régions à l’intérieur des parcs sont difficilement atteignables et l’hélicoptère est souvent le seul moyen pour s’y rendre ou du moins le plus rapide et sécuritaire. Pour des raisons pratiques, certaines unités de gestion ont établi des contrats d’hélicoptère fixes payés à partir du budget de base du programme de gestion des incendies. Le contrat garantit un nombre d’heures de vol à un taux déterminé. Il arrive que certains groupes à l’intérieur des unités de gestion utilisent les hélicoptères disponibles pour des projets qui ne sont pas liés à la gestion du feu, et ce, dans les limites du contrat. Le responsable du programme de gestion des incendies de l’unité de gestion doit garder un contrôle des heures de vol afin de pouvoir réclamer aux autres centres de coûts qui utilisent l’hélicoptère en période d’accalmie, les heures utilisées qui ont entraîné un dépassent des heures garanties stipulées au contrat. Un bon suivi est appliqué dans 2 des 7 unités visitées. Le manque de discipline au niveau de la surveillance des heures de vol entraîne des coûts plus élevés pour le programme.

De plus, lorsque les indices de feux sont élevés, l’unité de gestion prépare une demande d’autorisation d’accès aux fonds d’urgence et la soumet à l’officier national en devoir qui l’achemine à l’officier national principal en gestion du feu. Ce dernier voit aux demandes de transferts de fonds effectués vers les unités de gestion auprès du groupe des finances du Bureau national qui contrôle la réserve du fonds d’urgence. La demande est basée sur un estimé des besoins opérationnels pour surveiller les activités pouvant déclencher un feu. Pour des raisons de sécurité et pour assurer la disponibilité d’un hélicoptère, un contrat de 3 jours avec un minimum d’heures garanties de vol est prévu dans la demande. Les frais de pré suppression variables incluant les frais d’hélicoptère et d’essence sont généralement réclamés au Conseil du trésor comme fonds d’urgence. Le manque de contrôle au niveau des heures de vol augmente le risque de réclamer des frais qui ne répondent pas aux critères établis.

Réconciliation

Dans les procédures financières, on stipule qu’une réconciliation doit être effectuée entre l’estimé présenté par l’unité de gestion pour les fonds d’urgence et les coûts réels des opérations. Cette étape sert à confirmer que les fonds ont été dépensés tels que prévus et à justifier une nouvelle demande si la dépense excède l’estimé. Toutefois si l’estimé est supérieur aux coûts réels et que l’unité de gestion a reçu un transfert de fonds, cette dernière est tenu de retourner le crédit au Bureau national.

Pour effectuer la réconciliation les unités doivent s’assurer que toutes les dépenses sont inscrites au système. La majorité des unités visitées reconnaissent ne faire aucune saisie pour les fonds engagés. La saisie est faite seulement lors du paiement de la facture. Le point soulevé par les unités à cet effet est l’incertitude de la durée de l’événement et par le fait même des coûts rattachés. Des factures pourraient demeurer impayées pendant plusieurs mois si un suivi étroit n’est pas exercé par le responsable du programme et nuire à la réconciliation. Cette pratique va également à l’encontre des politiques financières.

La vérification a permis de constater que la réconciliation entre les estimés et les dépenses réelles varie d’une unité à l’autre. Certaines unités ont des documents détaillés avec des rapports provenant du système Star pour appuyer les demandes. Les écarts sont signalés et des efforts sont faits pour les retracer. D’autres ont une liste énumérant les dépenses sans pièce à l’appui et deux des unités de gestion reconnaissent ne pas avoir fait de réconciliation pour la période visée. Il est donc évident que cette procédure n’est pas appliquée de façon uniforme. Des mesures devront être prises pour que toutes les unités de gestion se conforment à cette procédure, le but étant de valider la légitimité des demandes de fonds d’urgence et s’assurer que les fonds ne servent qu’aux fins du programme de gestion des incendies.

Entrée de journal

Une autre difficulté notée est le délai observé pour les pièces de journal. Lorsqu’une équipe de travail est exportée vers un autre site, l’unité de gestion doit facturer le site hôte pour les dépenses encourues autres que le salaire régulier des employés. Une entrée de journal accompagnée des pièces justificatives et dûment autorisées doit être acheminée, selon les procédures financières, dans les 2 mois qui suivent le retour de l’équipe au site d’attache. Lors de la vérification d’entrées de journal, certaines excédaient un délai de 4 mois. Ces situations nuisent au suivi budgétaire et à la compilation rapide des données nécessaires pour la réconciliation. Un rappel de la procédure est nécessaire afin de respecter un délai raisonnable pour les transferts de dépenses entre les unités de gestion facilitant ainsi le suivi budgétaire.

Travailleurs temporaires

Au niveau opérationnel, il est pratique courante d’avoir recours à des services professionnels, pour la gestion du feu, en plus des employés des différents sites de Parcs Canada. Il s’agit de contrats en bonne et due forme respectant les politiques en vigueur. De plus le contrat stipule les responsabilités et obligations des parties impliquées.

La vérification a révélé qu’une unité de gestion utilise de façon régulière les services de pompiers temporaires en dehors des pratiques mentionnées précédemment. Ces pompiers temporaires reçoivent une formation de base afin de s’assurer qu’ils rencontrent les normes de formation, ils sont appelés à travailler sur le site d’attache ou dans d’autres sites de l’Agence dans des situations d’urgence. Un document confirmant le taux horaire est signé par ces personnes. Des déductions retenues à la source sont faites manuellement par les unités de gestion pour le fonds de pension du Canada, l’assurance chômage ainsi que les impôts sur le revenu. Ces individus reçoivent un chèque émis à partir de compte bancaire ministériel représentant le montant total des heures travaillées net des dites déductions. Le paiement est inscrit dans le système financier sous le compte ‘autres frais professionnels’.

Cette pratique a entraîné dans le système, une ambiguïté au niveau du statut de ces personnes soit employés ou contractuels. II est donc primordial de clarifier, avec la collaboration du service des ressources humaines, le statut des pompiers temporaires afin de se conformer à toutes les politiques, obligations et responsabilités reliées à ce type de service. Des procédures d’embauche pour les pompiers temporaires doivent être élaborées afin d’uniformiser les pratiques dans les unités de gestion et gérer les risques pour l’Agence.

Partage de fonds

Depuis plusieurs années 2 des 7 sites visités ont comme pratique de partager le budget de base du programme de gestion des incendies avec le service de recherches et sauvetage. Cette situation avait été notée dans le passé et une clarification devait être demandée au comité des finances. Lors de la vérification, le groupe de finances n’a pu confirmer l’existence d’une décision et aucune documentation n’a pu être trouvée confirmant la position de la direction à cet effet. Cette pratique a engendré, pour une des unités, une demande de fonds d’urgence supérieure pour combler l’équivalent des fonds alloués au service de recherches et sauvetage. La nécessité d’un service de recherches et sauvetage n’est pas remis en cause mais plutôt la provenance de son financement. Une clarification s’impose quant à l’utilisation des fonds du programme de gestion des incendies pour financer le service de recherches et sauvetage.

Chèques de compte bancaire ministériel

Certaines unités utilisent les chèques de compte bancaire ministériel pour payer les réclamations de voyage, l’objectif étant de diminuer le délai de remboursement. Cette pratique va à l’encontre du désir du gouvernement et de l’Agence de limiter l’usage de ces chèques à des situations d’urgence. Le but étant de réduire les risques associés à ce type de transactions et faciliter le suivi des opérations financières.

Conclusion

Dans l’ensemble, les dépenses vérifiées étaient reliées au programme de gestion des incendies. L’absence toutefois de certains contrôles nous empêchent de confirmer qu’elles répondent à tous les critères établis et que les fonds ne servent uniquement qu’aux fins du programme. Des mesures devront être prises afin de clarifier les pratiques en place et instaurer des contrôles nécessaires pour corriger les éléments soulevés.

Recommandations:

Le Directeur général, Direction des parcs nationaux :

15)
Doit mettre en place un système permettant de corroborer les données financières à partir des 4 codes d’activités assignés au programme de gestion des feux.

Réponse de la direction :

D’accord. Voir réponse de la direction à la recommandation numéro un (1).

16)
Doit voir à instaurer un contrôle des heures de vol des hélicoptères afin de permettre le partage des coûts le cas échéant.

Réponse de la direction :

D’accord. Le DG-DPN s’assurera que la nouvelle version du système d’information des feux à Parcs dispose de la capacité de retracer l’utilisation des hélicoptères et d’aider les Directeurs d’unité de gestion responsables du partage des coûts si applicable. Des mises à jour sont présentement en cours avec des essais prévus en 2009-2010 avec une implantation complète prévue pour la saison opérationnelle de 2010.

17)
Doit s’assurer que les unités de gestion impliquées inscrivent les fonds dans le système financier dès que la dépense est engagée afin de respecter les politiques financières en vigueur.

Réponse de la direction :

D’accord. Voir réponse de la direction à la recommandation numéro un (1).

18)
Doit mettre en place un système de réconciliation entre la demande de fonds d’urgence faite au Bureau national et les coûts réels afin de valider l’exactitude des transferts de fonds.

Réponse de la direction :

D’accord. Voir réponse de la direction à la recommandation numéro un (1).

19)
Doit mettre en place, avec la collaboration du service des ressources humaines, des procédures d’embauche pour les pompiers utilisés en situation d’urgence afin de clarifier leur statut et de rencontrer nos obligations.

Réponse de la direction :

D’accord. Bien que la politique soit claire pour les contrats et l’embauche de personnel, son application doit être clarifiée auprès des unités de gestion. Le DG-DPN travaillera avec le Bureau national des ressources humaines à renforcer les procédures d’embauche pour les pompiers utilisés dans des situations d’urgence afin de clarifier leur statut et de rencontrer nos obligations d’ici le début de l’année financière 2009-2010.

20)
Doit clarifier la distribution des fonds d’urgence entre la sécurité publique et la gestion du feu au niveau des unités de gestion afin de refléter les montants courants pour le programme de gestion des incendies, la sécurité publiques et les priorités de l’unité de gestion.

Réponse de la direction :

D’accord. Le DG-DPN, en collaboration avec le Dirigeant principal délégué des finances et les Directeurs généraux des opérations, s’assurera que les budgets de base des unités de gestion seront vérifiés et révisés afin de refléter les montants courants pour le programme des incendies, la sécurité publique et les priorités des unités de gestion pour la fin de l’année financière 2009-2010.

21)
Doit s’assurer que le gestionnaire de programme, dans les unités de gestion impliquées, contrôle l’utilisation des chèques de compte bancaire ministériel afin de limiter les risques inhérents à cette pratique.

Réponse de la direction :

D’accord. Le DG-DPN travaillera avec le Dirigeant principal délégué des finances afin de s’assurer de l’utilisation appropriée des chèques de compte bancaire ministériel et que les gestionnaires du programme de gestion des incendies, au niveau des unités de gestion, utilisent les outils financiers appropriés. Le DG-DPN avec l’aide du bureau du Dirigeant principal délégué des finances communiquera les exigences aux unités de gestion pour l’année financière 2009-2010.

22)
Doit s’assurer que les unités respectent le délai établi pour le transfert des coûts par entrée de journal afin de faciliter les demandes de fonds d’urgence ainsi que les réconciliations.

Réponse de la direction :

D’accord. Voir la réponse de direction à la recommandation numéro un (1).